Microsoft Copilot in Word in 6 minuten (video)

Ontdek hoe je Microsoft Copilot in Word gebruikt om documenten sneller en slimmer te creëren. Van basis concepten tot geavanceerde prompting, deze tutorial leidt je stap voor stap door de mogelijkheden van Copilot-gestuurde document creatie in Word.

Inhoudsopgave

1. Waarom copilot in word gebruiken?

Microsoft Copilot integreert naadloos met Word om je document creatie proces te versnellen en te verbeteren. Of je nu een concept document start, een bestaand document wilt samenvatten, of tekst wilt verfijnen. Deze tutorial laat je zien hoe je de basis functies van Copilot in Word benut om productiever en efficiënter te werken.

2. Copilot in Word: web vs. desktop versie

Wanneer je Copilot in Word gebruikt, is het belangrijk om te weten dat er een verschil is tussen de webversie (Word online) en de desktop versie van Word.

  • Word Online (Webversie): altijd de nieuwste versie: De webversie van Word (toegankelijk via je browser) heeft altijd de meest recente versie van Copilot. Dit betekent dat je hier doorgaans de nieuwste functies en updates als eerste zult zien. De webversie wordt aanbevolen voor de meest actuele Copilot ervaring.
  • Word Desktop App: mogelijk verouderde versie: De desktop applicatie van Word kan een iets verouderde versie van Copilot hebben, totdat je de app update. Updates voor de desktop app worden periodiek uitgerold. Het is dus goed om te controleren of je de laatste updates hebt geïnstalleerd om de meest recente Copilot functionaliteiten te gebruiken.
Copilot-in-Word-Tutorial
Word Online (links) heeft de meest recente Copilot versie dan de Desktop App (rechts).

Voor deze tutorial focussen we voornamelijk op de functionaliteiten die in beide versies beschikbaar zijn, maar houd er rekening mee dat de webversie mogelijk de meest actuele ervaring biedt.

3. Basis document creatie: “maak een document over…”

De snelste manier om een nieuw document te starten met Copilot is door simpelweg een prompt te typen direct in een leeg Word document.

  • Open een nieuw leeg document in Word.
  • Begin te typen: “maak een document over…” Zodra je begint met typen, en zeker als je de zin begint met “Maak een document over…”, zal Copilot automatisch suggesties beginnen te geven voor het onderwerp van je document. Dit komt omdat Copilot een taalmodel is en anticipeert op wat je wilt schrijven.
  • Accepteer suggestie (Tab-toets): Druk op de Tab-toets om de suggestie te accepteren. Copilot zal de suggestie invullen en vervolgsuggesties blijven geven voor de structuur en inhoud van je document. Het blijft automatisch doorgenereren terwijl je wacht en de Tab-toets blijft gebruiken.
  • Klik op “genereren”: Zodra je tevreden bent met de basisopzet (of als je de automatische generatie wilt stoppen), klik op de knop “Genereren”.
  • Standaard word template: Copilot creëert een concept document in de standaard Word template (Aptos template font), met een basisstructuur en inhoud gebaseerd op je prompt en de gegenereerde suggesties.
prompt: Maak een document over het belang van…. en wacht een moment en tekst zal automatisch verschijnen.

4. Documenten verfijnen: regenereren & aanpassen

Het eerste concept document van Copilot is zelden perfect. Gelukkig biedt Word verschillende opties om het document te verfijnen en aan te passen.

  • “Opnieuw genereren” knop: Rechtsboven het gegenereerde document zie je de knop “Opnieuw genereren”. Klik hierop om Copilot een volledig nieuwe versie van het document te laten genereren, gebaseerd op dezelfde initiële prompt. Elke keer dat je op “Opnieuw genereren” klikt, krijg je een iets andere variant van het document.
  • “Pennetje” icoon (bewerken prompt): Naast de “Opnieuw genereren” knop zie je een “pennetje” icoon (bewerken). Klik hierop om de originele prompt aan te passen.
    • Prompt aanpassen: Je kunt de bestaande prompt wijzigen of uitbreiden. Bijvoorbeeld, als je eerst “Maak een document over het belang van biodiversiteit” had getypt, kun je de prompt nu aanpassen naar “Maak een document over het belang van biodiversiteit en sustainability“.
    • Nieuwe versie genereren: Nadat je de prompt hebt aangepast, druk op Enter of klik op “Genereren” (de knop kan veranderen afhankelijk van de versie). Copilot genereert nu een nieuwe versie van het document, rekening houdend met je aangepaste prompt.
    • Iteratief proces: Je kunt dit proces van prompt aanpassen en regenereren herhalen totdat je tevreden bent met de basis van je document.
  • “Bewaren” knop: Zodra je een versie hebt die je wilt behouden, klik op de knop “Bewaren”. Dit “bevriest” de huidige versie van het document. Vanaf dit moment kun je het document zelf verder bewerken en aanpassen zoals je gewend bent in Word.

(Screenshot hier: Screenshot van een gegenereerd document met de “Opnieuw genereren” knop en het “pennetje” icoon duidelijk gemarkeerd. Daarnaast een screenshot van het prompt bewerkingsveld met een aangepaste prompt.)

5. De copilot pane in word: samenvatting & chatgeschiedenis

Nadat je een document hebt gegenereerd (en “bewaard”), wordt de Copilot functionaliteit ook beschikbaar in de Copilot pane aan de rechterkant van Word.

  • Copilot icoon rechts: Zoek naar het Copilot icoon in de rechter zijbalk van Word (indien deze nog niet zichtbaar is, activeer deze via het lint/menu).
  • Document samenvatten: In de Copilot pane zie je opties zoals “Dit document samenvatten”. Klik hierop en Copilot leest het huidige document door en genereert een samenvatting. Deze samenvatting kan handig zijn om snel de kern van het document te begrijpen, of om te gebruiken in bijvoorbeeld e-mails of presentaties.
  • Chatgeschiedenis: In de Copilot pane vind je ook de “Chatgeschiedenis”. Hier kun je eerdere interacties met Copilot voor dit specifieke document terugvinden. Dit is handig om te zien welke prompts je hebt gebruikt en welke versies van het document je hebt gegenereerd.
    • Agents (indien beschikbaar): Afhankelijk van de instellingen van je organisatie, kan je in de Copilot pane ook “Agents” zien (indien geactiveerd). Deze functionaliteit gaat verder dan de basis document interactie en is afhankelijk van de configuratie binnen je bedrijf.

(Screenshot hier: Screenshot van de Copilot pane aan de rechterkant van Word, met de opties “Dit document samenvatten” en “Chatgeschiedenis” duidelijk gemarkeerd.)

6. “Concept maken met copilot”: werken met meerdere documenten

De functie “Concept maken met Copilot” (te vinden in het Word lint/menu) is een krachtige manier om documenten te creëren op basis van de inhoud van meerdere bestaande documenten.

  • “Concept maken met copilot” knop: Zoek in het Word lint/menu naar de optie “Concept maken met Copilot” (de exacte locatie kan afhangen van je Word versie). Klik op deze knop.
  • “Wat wil je samenstellen?” prompt veld: Er opent een veld waarin je een prompt kunt typen: “Wat wil je samenstellen?”. Hier geef je aan wat voor soort document je wilt maken op basis van de input documenten. Bijvoorbeeld: “Maak een strategievoorstel”.
  • Documenten toevoegen vanuit cloudbestanden: Onder het prompt veld zie je de optie om documenten toe te voegen. Klik op “Cloudbestanden”.
    • Favorieten & sharepoint: Je krijgt toegang tot je Favoriete SharePoint locaties en je algemene SharePoint omgeving.
    • Selecteer documenten: Navigeer door je SharePoint en selecteer de documenten die je als input wilt gebruiken voor Copilot. Dit kunnen Word documenten, PowerPoint presentaties, Excel sheets, PDF bestanden, etc. zijn.
    • Meerdere documenten (tot 5): Je kunt meerdere documenten selecteren, tot een maximum van ongeveer 5 documenten tegelijk. Dit stelt je in staat om Copilot context te geven vanuit verschillende bronnen.
    • Voorbeeld documenten in de video: In het voorbeeld in de video worden documenten gebruikt zoals: “Context document”, “Projectvoorstel”, “Vergaderverslag”, en een “E-mail over duurzaamheidsdashboard”.
  • Genereer document op basis van input: Nadat je de prompt hebt getypt en de documenten hebt geselecteerd, klik op “Genereren”. Copilot analyseert de inhoud van alle geselecteerde documenten (tot ongeveer 80.000 woorden of tokens totaal) en creëert een nieuw document dat gebaseerd is op de informatie uit deze bronnen en je prompt.

(Screenshot hier: Screenshot van het “Concept maken met Copilot” dialoogvenster met het prompt veld “Wat wil je samenstellen?”, de “Cloudbestanden” optie, en een voorbeeld van geselecteerde documenten uit SharePoint.)

7. Prompting voor specifieke document structure & lengte

Het standaard output van Copilot kan soms generiek zijn. Om meer controle te krijgen over de structuur en lengte van het gegenereerde document, is het belangrijk om specifieke prompts te gebruiken.

  • Standaard output vs. gewenste output: De standaard output van “Concept maken met Copilot” kan een document genereren met een standaard structuur, zoals: Inleiding, Doelstellingen, Belangrijkste Componenten, Implementatieplan, Conclusie, etc., vaak met veel bullet points. Dit is misschien niet altijd wat je wilt.
  • Prompt verfijnen voor structuur & lengte: Om de output te sturen, verfijn je prompt door specifieke instructies te geven over de gewenste structuur en lengte.
    • Voorbeeld prompt in video: In de video wordt een voorbeeld prompt gegeven: “Maak een strategievoorstel van max twee pagina’s met deze inhoud: Inleiding, Strategische Doelstelling, [etc. secties]“.
    • Instructies voor structuur: Geef in je prompt duidelijk aan welke secties je in het document wilt hebben (Inleiding, Achtergrond, Analyse, Aanbevelingen, Conclusie, etc.).
    • Instructies voor lengte: Geef aan hoe lang het document maximaal mag zijn (bijvoorbeeld “max twee pagina’s”, “ongeveer 500 woorden”, “kort en bondig”, etc.).
  • Meer controle over output: Door meer gedetailleerde prompts te gebruiken, krijg je meer controle over de gegenereerde output en kun je Copilot sturen naar het type document dat je daadwerkelijk nodig hebt.

(Screenshot hier: Twee voorbeelden naast elkaar: links een screenshot van een generiek gegenereerd document met veel bullets, rechts een screenshot van een document gegenereerd met een meer specifieke prompt met sectie-instructies en paginalimiet, met een meer gestructureerde output.)

8. Tekst verfijnen met copilot: tabellen & meer

Copilot kan je ook helpen om bestaande tekst in Word te verfijnen en te transformeren.

  • Tekst selecteren: Selecteer de tekst in je Word document die je wilt aanpassen. Dit kan een paragraaf, een sectie, of het hele document zijn.
  • Copilot opties (boven selectie): Zodra je tekst selecteert, verschijnt er een klein Copilot menuutje direct boven de selectie. Hier vind je verschillende opties om de tekst te bewerken.
    • “Visualiseer als een tabel”: Een van de handige opties is “Visualiseer als een tabel”. Als je tekst hebt die zich leent voor een tabelstructuur (bijvoorbeeld fasen van een project, stappen in een proces, etc.), kan Copilot de geselecteerde tekst automatisch omzetten in een tabel.
    • Andere opties: Andere opties in het menu kunnen zijn: “Maak korter”, “Maak langer”, “Vertaal”, etc. Deze opties variëren afhankelijk van de context en de Copilot versie.
  • Verfijn verder met prompts: Nadat je een basis transformatie hebt gedaan (zoals “Visualiseer als een tabel”), kun je verder verfijnen met prompts.
    • Voorbeeld: “voeg een datum kolom toe”: Als je tekst hebt omgezet in een tabel, kun je bijvoorbeeld de prompt typen: “Voeg een datum kolom toe”. Copilot begrijpt de context van de tabel en voegt automatisch een nieuwe kolom toe met de naam “Datum”. Dit laat zien hoe Copilot context-gevoelig is en op basis van je eerdere acties en de huidige documentinhoud reageert.

(Screenshot hier: Screenshot van een Word document met tekst geselecteerd, en het kleine Copilot menuutje erboven met de optie “Visualiseer als een tabel” uitgelicht. Daarnaast een screenshot van de resulterende tabel, en een voorbeeld van een prompt “Voeg een Datum Kolom Toe” die de tabel verder aanpast.)

9. Klaar om copilot in word naar een hoger niveau te tillen?

Hier zijn een paar opties om verder te leren en het maximale uit Copilot te halen:

  • Verdiep je kennis: Bezoek onze [kennisbank]([Link naar kennisbank]) voor diepgaande artikelen, tips en tricks over Copilot Work Chat en andere Copilot functionaliteiten.
  • Boost je vaardigheden met een Copilot Training: Wil je een [professionele training]([Link naar trainingspagina]) om Copilot Work Chat en andere AI-tools in Microsoft 365 optimaal te leren gebruiken? Ontdek onze [trainingsprogramma’s]([Link naar trainingsprogramma’s]) en investeer in de toekomst van je productiviteit!

Start vandaag nog met Copilot in Word en ontdek de mogelijkheden!

10. Tips voor effectief gebruik van copilot in word

  • Start in word online voor nieuwste features: Gebruik Word Online (webversie) om zeker te zijn dat je de meest recente Copilot functies hebt.
  • Experimenteer met prompts: Probeer verschillende soorten prompts voor documentcreatie en tekstbewerking om te ontdekken wat Copilot kan.
  • Verfijn prompts voor structuur & lengte: Gebruik specifieke prompts om de gewenste structuur en lengte van je documenten te sturen.
  • Gebruik “concept maken” voor multi-document input: Benut de “Concept maken met Copilot” functie om documenten te creëren op basis van meerdere bronnen.
  • Combineer copilot met eigen bewerking: Zie Copilot als een startpunt en assistent. Bewerk en verfijn de output van Copilot altijd zelf om het perfect aan te laten sluiten op jouw wensen en stijl.
  • Wees kritisch op de output: Copilot is een hulpmiddel, geen vervanging voor je eigen denkwerk. Controleer en evalueer de gegenereerde output kritisch.

11. Conclusie: word de toekomst van documentcreatie met copilot

Microsoft Copilot in Word is een game-changer voor documentcreatie. Het biedt krachtige AI-tools om je te helpen sneller concepten te genereren, documenten te verfijnen en efficiënter te werken. Door de stappen en tips in deze tutorial te volgen, ben je klaar om zelf de kracht van Copilot in Word te ervaren en je productiviteit naar een nieuw niveau te tillen.

Wat zijn jouw ervaringen met Copilot in Word? Deel je tips en vragen in de comments hieronder!

Laat me weten wat je ervan vindt! Is dit wat je bedoelde? Zijn er nog andere aanpassingen nodig?