Microsoft Copilot Work Chat in 5 Minuten (video)

Leer in 5 minuten hoe je Microsoft Copilot Work Chat gebruikt om slimmer te werken binnen Microsoft 365. Deze eenvoudige tutorial helpt je de basis functionaliteiten te begrijpen en direct aan de slag te gaan!

Inhoudsopgave

1. Wat is Microsoft Copilot Work Chat?

Microsoft Copilot Work Chat is jouw AI-gestuurde assistent binnen de Microsoft 365 omgeving. Het is ontworpen om je productiviteit te verhogen door je te helpen met taken zoals samenvatten van documenten, actiepunten identificeren, en informatie vinden binnen je werkomgeving. In deze tutorial focussen we op de Work Chat functionaliteit, waarmee je direct in gesprek kunt gaan met Copilot, gebruikmakend van de data en applicaties binnen jouw Microsoft 365 omgeving.

2. Waar vind je Copilot Work Chat?

Copilot Work Chat is gemakkelijk toegankelijk vanuit je Microsoft 365 omgeving. Volg deze stappen om Copilot te vinden:

  • Startpunt: Microsoft 365 Homepage: Begin op je Microsoft 365 startpagina (vaak bereikbaar via www.office.com of via de app launcher in Windows).
  • Klik op “Microsoft 365” Logo: Zoek in de linker navigatiebalk naar het “Microsoft 365” logo (het blauwe vierkant met de vierkantjes erin). Als je dit logo niet direct ziet, kan het zijn dat je op een ander onderdeel van 365 zit, klik dan terug naar de homepage.
  • Copilot in de linkerbalk: Na het klikken op “Microsoft 365” verschijnt de Copilot app in de linker navigatiebalk. Klik op “Copilot” om de Work Chat omgeving te openen.

3. Navigeren in Copilot: Werk vs. Web Modus

Eenmaal in Copilot Work Chat, zie je twee belangrijke knoppen bovenaan: “Werk” en “Web”. Het is cruciaal om het verschil te begrijpen:

  • “Werk” Modus: Jouw Microsoft 365 Data: Wanneer “Werk” geselecteerd is (standaard), werkt Copilot binnen de Microsoft Graph. Dit betekent dat Copilot toegang heeft tot jouw gegevens in SharePoint, OneDrive, Outlook, Teams, en andere Microsoft 365 apps waar jij toegang toe hebt.
    • Zoeken binnen je werk: In de “Werk” modus kun je Copilot vragen stellen over collega’s, documenten, agenda afspraken, en andere interne informatie. Bijvoorbeeld: “Wat is de agenda van [collega naam] vandaag?” of “Vind documenten over [project naam]”.
    • Data privacy: Belangrijk om te weten: Copilot werkt binnen jouw toegangsrechten. Het kan alleen informatie vinden en gebruiken waar jij al toegang toe hebt.
  • “Web” Modus: Zoeken op het internet: Als je overschakelt naar de “Web” modus, verlaat Copilot de Microsoft Graph en gaat het zoeken op het openbare internet.
    • Externe informatie: In de “Web” modus kun je Copilot vragen stellen over algemene kennis, actuele gebeurtenissen, informatie over bedrijven (zoals jaarcijfers van Heineken, zoals in het voorbeeld in de video), en andere publiekelijk beschikbare data.
    • Geen toegang tot werkdata: In de “Web” modus heeft Copilot geen toegang tot jouw interne Microsoft 365 data.

4. Bestanden uploaden en gebruiken in chats

Copilot Work Chat wordt nog krachtiger wanneer je bestanden toevoegt aan je chats. Dit kan op verschillende manieren:

  • Drag & Drop: De snelste manier is om simpelweg een bestand (zoals een Word document, PowerPoint presentatie, PDF, etc.) van je computer naar het chatvenster te slepen.
  • Paperclip Icoon – Uploaden vanaf Dit Apparaat: Klik op het paperclip icoon onderaan het chatvenster en kies “Uploaden van dit apparaat”. Selecteer het gewenste bestand vanaf je computer.
  • Paperclip Icoon – Cloudbestanden: Klik op het paperclip icoon en kies “Cloudbestanden”. Dit opent een menu waarmee je kunt navigeren door je SharePoint en OneDrive bestanden.
    • Snelle toegang: Je ziet “Snelle toegang” naar je meest gebruikte SharePoint sites, “Mijn bestanden” (je persoonlijke OneDrive), “Favorieten” en “Gedeeld met mij”.
    • Selecteer bestanden: Navigeer naar de gewenste map en selecteer de bestanden die je wilt toevoegen.
    • Limiet van 5 bestanden: Let op: Je kunt maximaal 5 bestanden per chat toevoegen.
tutorial-Copilot-Upload

5. Chatten met Copilot: samenvattingen en meer

Nu je weet hoe je bestanden toevoegt, kun je Copilot specifieke opdrachten (prompts) geven met betrekking tot deze bestanden. Een veelvoorkomend voorbeeld is het samenvatten van een document:

  • Upload een document: Voeg een Word document toe aan de chat (via drag & drop of paperclip).
  • Geef een prompt: Typ in het chatvenster een opdracht zoals: “Maak een korte samenvatting van dit document.” of “Vat dit document samen in 3 bullet points.”
  • Copilot aan het werk: Copilot analyseert het document en genereert een samenvatting op basis van je prompt.
  • Vervolgvragen: Je kunt vervolgvragen stellen in dezelfde chat om de resultaten te verfijnen. Bijvoorbeeld: “Wat zijn de belangrijkste actiepunten uit dit document?”

6. Chats organiseren en terugvinden

Copilot Work Chat houdt je chats bij, maar het kan snel onoverzichtelijk worden als je veel chats start. Zo organiseer je je chats:

  • Deelvenster openen: Klik op het “Deelvenster” icoon (meestal linksboven in het chatvenster, of een icoon met drie horizontale lijntjes).
  • Recente chats: In het deelvenster zie je een lijst met je recente chats.
  • Chat naam wijzigen: Om een chat beter te organiseren, kun je de naam wijzigen. Klik op de huidige chatnaam (die vaak automatisch gegenereerd is) en typ een nieuwe, meer beschrijvende naam, bijvoorbeeld “Productplanning – Samenvatting”. Druk op Enter om de naam op te slaan.
  • Let op chat limiet: Elke chat heeft een limiet van ongeveer 30 reacties (vragen en antwoorden). Na ongeveer 30 interacties kan Copilot “het geheugen verliezen” binnen die specifieke chat. Voor nieuwe, ongerelateerde taken, is het aan te raden een nieuwe chat te starten.
  • Chat overzicht: Wees je bewust van de potentieel grote hoeveelheid chats die je in de loop van de tijd kunt verzamelen. Regelmatige organisatie en het aanpassen van chatnamen helpen om overzicht te bewaren.

7. Tips voor efficiënt gebruik van Copilot Work Chat

  • Begin met “Werk” Modus: Start meestal in de “Werk” modus voor taken die gerelateerd zijn aan je werkdata en documenten.
  • Gebruik duidelijke prompts: Formuleer je vragen en opdrachten (prompts) zo duidelijk en specifiek mogelijk voor de beste resultaten.
  • Experimenteer met prompts: Probeer verschillende soorten prompts om te ontdekken wat Copilot kan en hoe het reageert.
  • Upload relevante bestanden: Voeg de bestanden toe die relevant zijn voor je vraag of taak om Copilot de juiste context te geven.
  • Organiseer je chats: Geef je chats duidelijke namen om ze later makkelijk terug te vinden.
  • Wees je bewust van limieten: Houd rekening met de limiet van 5 bestanden per chat en de chat reactie limiet. Start indien nodig een nieuwe chat.

8. Conclusie: Start vandaag nog met Copilot Work Chat

Microsoft Copilot Work Chat is een krachtige tool om je productiviteit binnen Microsoft 365 te verhogen. Met deze beginner’s gids heb je de basis geleerd om direct aan de slag te gaan. Experimenteer met de verschillende functies, ontdek hoe Copilot jou kan helpen met je dagelijkse taken en ervaar zelf de voordelen van deze AI-assistent!

Klaar om Copilot Work Chat naar een hoger niveau te tillen? Hier zijn een paar opties om verder te leren en het maximale uit Copilot te halen:

Verdiep je kennis: Bezoek onze kennisbank voor diepgaande artikelen, tips en tricks over Copilot Work Chat en andere Copilot functionaliteiten.

Boost je vaardigheden met een Copilot Training: Wil je een professionele training om Copilot Work Chat en andere AI-tools in Microsoft 365 optimaal te leren gebruiken? Ontdek onze trainingsprogramma’s en investeer in de toekomst van je productiviteit!

Start vandaag nog met Copilot Work Chat en ontdek de mogelijkheden!