Versie 1.0, december 2025

Algemene Voorwaarden

Dit zijn de volledige algemene voorwaarden van Copilot Academy. Je vindt hier alle 20 artikelen, van definities tot aansprakelijkheid. Zoek je liever een kort overzicht in gewone taal? Kijk dan op /voorwaarden/.

Artikel 1. Definities

In deze algemene voorwaarden worden de volgende begrippen gehanteerd:

Copilot Academy B.V.: de onderneming die trainingen, workshops en begeleidingstrajecten verzorgt op het gebied van Microsoft Copilot en AI-vaardigheden.

Opdrachtgever: de natuurlijke persoon of rechtspersoon die een overeenkomst aangaat met Copilot Academy B.V. voor deelname aan een training, workshop of traject.

Deelnemer: de natuurlijke persoon die daadwerkelijk deelneemt aan een training of workshop, al dan niet in opdracht van een opdrachtgever.

Open training: een training waaraan deelnemers van verschillende organisaties kunnen deelnemen.

Incompany training: een training die exclusief wordt verzorgd voor deelnemers van één organisatie.

Leerhub: de digitale leeromgeving binnen Microsoft 365 (SharePoint) waar trainingsmaterialen, video's, prompts en ondersteunende documenten beschikbaar worden gesteld.

Trainingsmateriaal: alle door Copilot Academy B.V. ontwikkelde content, waaronder presentaties, video's, handouts, prompt-bibliotheken, templates en andere leermiddelen.

Artikel 2. Toepasselijkheid

1. Deze voorwaarden zijn van toepassing op alle aanbiedingen, offertes, overeenkomsten en diensten van Copilot Academy B.V.
2. Afwijkingen van deze voorwaarden zijn uitsluitend geldig indien schriftelijk overeengekomen en bevestigd door Copilot Academy B.V.
3. Door inschrijving voor een training of door acceptatie van een offerte verklaart de opdrachtgever zich akkoord met deze voorwaarden.
4. Eventuele algemene voorwaarden van de opdrachtgever zijn niet van toepassing, tenzij Copilot Academy B.V. deze uitdrukkelijk en schriftelijk heeft aanvaard.

Artikel 3. Totstandkoming overeenkomst

Open trainingen

1. Aanmelding voor open trainingen geschiedt via de website, per e-mail of telefonisch.
2. Na ontvangst van de aanmelding stuurt Copilot Academy B.V. een schriftelijke bevestiging. Met verzending van deze bevestiging komt de overeenkomst tot stand.
3. De bevestiging bevat de relevante details zoals datum, tijdstip, locatie of online toegang, en de geldende voorwaarden.

Incompany en cohort trainingen

4. Voor incompany trainingen stelt Copilot Academy B.V. een offerte op met daarin het programma, de investering, het aantal deelnemers en de planning.
5. De overeenkomst komt tot stand door schriftelijke acceptatie van de offerte door de opdrachtgever.
6. Wijzigingen ten opzichte van de offerte gelden als een nieuw voorstel en vereisen een aangepaste offerte.

Artikel 4. Prijzen en tarieven

1. De geldende prijzen zijn vermeld op de website van Copilot Academy B.V. of in de uitgebrachte offerte.
2. Alle genoemde prijzen zijn exclusief BTW, tenzij uitdrukkelijk anders vermeld.
3. De prijs is inclusief toegang tot de leerhub, digitaal trainingsmateriaal en een certificaat van deelname, tenzij anders aangegeven.
4. Prijzen in een offerte zijn geldig gedurende de daarin vermelde termijn, bij gebreke waarvan een termijn van 30 dagen geldt.
5. Copilot Academy B.V. behoudt zich het recht voor prijzen aan te passen bij wijzigingen in BTW-tarieven of andere fiscale regelgeving.
6. Voor meerjarige trajecten kunnen prijsindexaties van toepassing zijn, welke vooraf in de offerte worden opgenomen.

Artikel 5. Betaling

1. Copilot Academy B.V. factureert na totstandkoming van de overeenkomst, tenzij anders overeengekomen.
2. De betalingstermijn bedraagt 30 dagen na factuurdatum.
3. Bij niet-tijdige betaling is de opdrachtgever van rechtswege in verzuim. Vanaf dat moment is een vertragingsrente verschuldigd van 1% per maand over het openstaande bedrag.
4. Alle kosten die voortvloeien uit het innen van openstaande vorderingen, waaronder incasso- en juridische kosten, komen voor rekening van de opdrachtgever. Deze kosten bedragen minimaal 15% van het openstaande bedrag.
5. Bij cohort trainingen kan Copilot Academy B.V. gefaseerde facturering voorstellen, afgestemd op de uitvoeringsplanning.

Artikel 6. Annulering door opdrachtgever

Open trainingen

1. Annulering dient schriftelijk te geschieden.
2. Bij annulering tot 4 weken voor aanvang worden geen kosten in rekening gebracht, met uitzondering van reeds gemaakte onkosten.
3. Bij annulering tussen 4 weken en 1 week voor aanvang is 50% van het totaalbedrag verschuldigd.
4. Bij annulering binnen 1 week voor aanvang of bij niet-verschijnen is het volledige bedrag verschuldigd.

Incompany en cohort trainingen

5. Bij annulering tot 6 weken voor de geplande startdatum worden geen kosten in rekening gebracht, met uitzondering van reeds gemaakte voorbereidingskosten.
6. Bij annulering tussen 6 en 3 weken voor aanvang is 50% van het overeengekomen bedrag verschuldigd.
7. Bij annulering binnen 3 weken voor aanvang is het volledige bedrag verschuldigd.
8. Annulering van afzonderlijke sessies binnen een lopend traject is niet mogelijk, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.

Bedenktijd

9. Particuliere opdrachtgevers hebben recht op de wettelijke bedenktermijn van 14 dagen, waarbinnen kosteloos kan worden geannuleerd.

Artikel 7. Verplaatsing en vervanging

Verplaatsing van sessies

1. Verzoeken tot verplaatsing van trainingsdagen dienen schriftelijk te worden ingediend.
2. Bij verplaatsing tot 4 weken voor de geplande datum wordt in overleg kosteloos een nieuwe datum vastgesteld.
3. Bij verplaatsing tussen 4 weken en 1 week voor de datum wordt 50% van de kosten voor die sessie in rekening gebracht.
4. Bij verplaatsing binnen 1 week is het volledige bedrag voor die sessie verschuldigd.

Vervanging van deelnemers

5. Bij trainingen is vervanging van een deelnemer door een collega van dezelfde organisatie toegestaan, mits dit voor aanvang wordt gemeld.
6. Bij cohort trainingen is vervanging en herverdeling van deelnemers over groepen in overleg mogelijk.

Artikel 8. Annulering of wijziging door Copilot Academy B.V.

1. Copilot Academy B.V. behoudt zich het recht voor een training te annuleren bij onvoldoende aanmeldingen of overmacht. Opdrachtgevers worden hiervan minimaal 7 dagen voor aanvang op de hoogte gesteld.
2. Bij annulering door Copilot Academy B.V. wordt het reeds betaalde bedrag binnen 14 dagen gerestitueerd, of kan de opdrachtgever kiezen voor deelname aan een alternatieve datum.
3. Copilot Academy B.V. is gerechtigd de aangewezen trainer te vervangen door een andere gekwalificeerde trainer, zonder dat dit grond vormt voor annulering of prijsvermindering.
4. Kleine aanpassingen in het programma ter verbetering van de leerervaring zijn voorbehouden aan Copilot Academy B.V.

Artikel 9. Uitvoering en deelname

Online trainingen

1. Voor online trainingen ontvangt de deelnemer vooraf de benodigde gegevens en technische instructies.
2. Deelnemers zijn zelf verantwoordelijk voor een werkende internetverbinding, geschikte apparatuur en een rustige werkomgeving.
3. Technische problemen aan de zijde van de deelnemer geven geen recht op restitutie of inhalen.

Trainingen op locatie

4. Bij trainingen op locatie draagt de opdrachtgever zorg voor een geschikte ruimte met de benodigde faciliteiten, tenzij anders overeengekomen.

Groepsgrootte

5. Voor open trainingen geldt een maximum van 15 deelnemers per groep.
6. Copilot Academy B.V. behoudt zich het recht voor deelnemers te herverdelen over groepen ten behoeve van een optimale leerervaring.

Artikel 10. Leerhub en digitale materialen

1. Na aanvang van de training krijgen deelnemers toegang tot de leerhub met aanvullende materialen.
2. De toegang tot de leerhub is persoonlijk en niet overdraagbaar.
3. Voor open trainingen geldt een toegangsduur van 6 maanden na afronding van de training, tenzij anders vermeld.
4. Voor incompany trainingen wordt de toegangsduur en eventuele organisatiebrede toegang vastgelegd in de offerte.
5. Het is niet toegestaan gegevens te delen met derden of materialen te verspreiden buiten de eigen organisatie.

Artikel 11. Intellectueel eigendom

1. Alle rechten van intellectueel eigendom op trainingsmaterialen, presentaties, video's, prompts, templates en overige content berusten bij Copilot Academy B.V.
2. Deelnemers en opdrachtgevers verkrijgen een beperkt, niet-exclusief gebruiksrecht voor eigen gebruik binnen de eigen organisatie.
3. Het is niet toegestaan om zonder voorafgaande schriftelijke toestemming materialen te kopiëren, bewerken, openbaar te maken of te verspreiden buiten de eigen organisatie.
4. Bij incompany trainingen kunnen aanvullende afspraken worden gemaakt over intern gebruik van materialen, vast te leggen in de offerte.
5. Overtreding van dit artikel geeft Copilot Academy B.V. het recht om schadevergoeding te vorderen.

Artikel 12. Vertrouwelijkheid

1. Beide partijen behandelen vertrouwelijke informatie die in het kader van de overeenkomst wordt gedeeld met de nodige discretie.
2. Copilot Academy B.V. deelt geen informatie over individuele deelnemers met de opdrachtgever, tenzij de deelnemer hier uitdrukkelijk toestemming voor geeft.
3. Inhoudelijke informatie die tijdens trainingen wordt gedeeld door deelnemers wordt vertrouwelijk behandeld.
4. Deze geheimhoudingsplicht blijft ook na beëindiging van de overeenkomst van kracht.

Artikel 13. Certificering

1. Deelnemers die de training volledig hebben doorlopen ontvangen een certificaat van deelname.
2. Het certificaat wordt digitaal verstrekt, tenzij anders overeengekomen.
3. Het certificaat bevestigt deelname en is geen officiële accreditatie of diploma.

Artikel 14. Aansprakelijkheid

1. Copilot Academy B.V. spant zich in om trainingen naar beste inzicht en vermogen uit te voeren, maar kan geen specifieke resultaten garanderen.
2. Copilot Academy B.V. is niet aansprakelijk voor schade die voortvloeit uit of verband houdt met deelname aan trainingen, tenzij er sprake is van opzet of grove nalatigheid.
3. Indien Copilot Academy B.V. aansprakelijk wordt gesteld, is deze aansprakelijkheid beperkt tot het bedrag dat de opdrachtgever voor de betreffende training heeft betaald.
4. Copilot Academy B.V. is niet aansprakelijk voor indirecte schade, waaronder gederfde winst, gemiste besparingen of gevolgschade.
5. Copilot Academy B.V. is niet aansprakelijk voor schade als gevolg van het toepassen van tijdens de training opgedane kennis en vaardigheden.

Artikel 15. Opnames en beeldmateriaal

1. Het is deelnemers niet toegestaan om trainingen geheel of gedeeltelijk op te nemen zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Copilot Academy B.V.
2. Copilot Academy B.V. kan tijdens trainingen beeldmateriaal maken voor promotionele doeleinden. Deelnemers worden hiervan vooraf op de hoogte gesteld en kunnen bezwaar maken.
3. Bij incompany trainingen worden afspraken over opnames en intern gebruik vastgelegd in de offerte.

Artikel 16. Klachten

1. Klachten over de uitvoering van trainingen dienen binnen 14 dagen na het ontstaan van de klacht schriftelijk te worden ingediend bij Copilot Academy B.V.
2. Copilot Academy B.V. bevestigt de ontvangst van de klacht binnen 7 werkdagen.
3. Copilot Academy B.V. streeft ernaar klachten binnen 4 weken inhoudelijk af te handelen. Indien meer tijd nodig is, wordt de klager hierover geïnformeerd.
4. Klachten worden vertrouwelijk behandeld.
5. Klachten over facturen dienen binnen 14 dagen na factuurdatum te worden ingediend.

Artikel 17. Overmacht

1. In geval van overmacht is Copilot Academy B.V. gerechtigd de uitvoering van de overeenkomst op te schorten of te beëindigen, zonder tot schadevergoeding gehouden te zijn.
2. Onder overmacht wordt verstaan: omstandigheden die de nakoming van de overeenkomst verhinderen en die niet aan Copilot Academy B.V. zijn toe te rekenen, waaronder ziekte van trainers, storingen in digitale infrastructuur, overheidsmaatregelen, pandemieën en natuurrampen.
3. Bij overmacht wordt in overleg gezocht naar een passende oplossing, zoals verplaatsing van de training of (gedeeltelijke) restitutie.

Artikel 18. Privacy

1. Copilot Academy B.V. verwerkt persoonsgegevens in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
2. Persoonsgegevens worden uitsluitend gebruikt voor de uitvoering van de overeenkomst en worden niet aan derden verstrekt, tenzij noodzakelijk voor de dienstverlening of wettelijk verplicht.
3. Het privacybeleid van Copilot Academy B.V. is beschikbaar op de website: copilot-academy.nl/privacy-policy/.

Artikel 19. Toepasselijk recht en geschillen

1. Op alle overeenkomsten tussen Copilot Academy B.V. en de opdrachtgever is Nederlands recht van toepassing.
2. Geschillen die voortvloeien uit of verband houden met de overeenkomst worden bij voorkeur in onderling overleg opgelost.
3. Indien geen oplossing wordt bereikt, worden geschillen voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement waar Copilot Academy B.V. is gevestigd.

Artikel 20. Slotbepalingen

1. Indien een bepaling uit deze voorwaarden nietig of vernietigbaar blijkt, laat dit de geldigheid van de overige bepalingen onverlet.
2. Copilot Academy B.V. is gerechtigd deze voorwaarden te wijzigen. Gewijzigde voorwaarden gelden voor nieuwe overeenkomsten.